4 façons d’accéder aux fonctions des applications de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint…

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access et Publisher, les applications qui forment la suite bureautique Microsoft Office, partagent de nombreux éléments, dont la présentation générale et la disposition des outils.

Dans les versions récentes de cette suite, les menus déroulants regroupant par thèmes (Accueil, Insertion, Création…) les diverses fonctions disponibles ont cédé la place à des onglets associés à des rubans.

Notons que les menus classiques sont toujours de rigueur dans OpenOffice et LibreOffice.

Le ruban est un vrai plus pour simplifier la visualisation des outils.

Cela dit, il est loin d’être complet. Alors, où trouver les divers outils de chaque application ?

Le ruban

Déployons le ruban : on y accède en cliquant sur l’onglet qui nous intéresse (Accueil, Insertion, Création…). Le ruban affiche les fonctions les plus fréquemment utilisées, organisées par groupes, dont le nom s’affiche en dessous des boutons. Pour savoir ce que contient un bouton dont l’icône est difficile à interpréter, il suffit de placer le curseur dessus et une infobulle s’affichera indiquant sa fonction.

Le ruban est une sorte de best of.

La boîte de dialogue

Les groupes du ruban qui sont incomplets car ils contiennent plus de fonctions que l’espace alloué au ruban ne permet d’afficher présentent, en bas à droite, un petit carré contenant une flèche, appelé lanceur de boîte de dialogue.

En cliquant dessus, on lance donc une boîte de dialogue reprenant la totalité des outils disponibles pour le groupe en question. Il n’y a pas plus complet que la boîte de dialogue, tout s’y trouve. Son contenu est parfois organisé en onglets.

Les groupes du ruban affichant l’ensemble des fonctions prévues ne proposent donc pas de boîte de dialogue.

Le clic droit

Le clic droit fonctionne différemment : il n’est pas thématique, comme l’est le ruban, il est contextuel, c’est-à-dire qu’il rassemble diverses fonctions provenant de différents groupes et onglets qui peuvent s’avérer utiles pour la tâche à réaliser. Il regroupe donc divers outils empruntés à différents rubans. Et il change d’une tâche à l’autre.

Par exemple, si vous faites un clic droit sur un mot, le menu contextuel vous proposera de changer la police, de remettre en forme le paragraphe ou encore de chercher un synonyme.

En revanche, si vous faites un clic droit sur une image, Word vous proposera de changer l’image, d’insérer une légende ou de soigner l’habillage.

Les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier, aussi appelés combinaison de touches lorsque celles-ci sont plusieurs à entrer en ligne de compte, sont, comme leur nom l’indique, des raccourcis.

Ainsi, pour créer un nouveau document, on clique sur Fichier / Nouveau. On peut aussi, plus simplement et rapidement, maintenir la touche Control (Ctrl) enfoncée et appuyer une fois sur N, comme Nouveau. L’effet est le même.

Voici une liste de raccourcis pratiques (non exhaustive). Je mets en gras ceux qui me semblent les plus intéressants :

  • Ctrl + N (New) = créer un document
  • Ctrl + O (Open) = ouvrir un document existant
  • Ctrl + P (Print) = imprimer un document
  • Ctrl + S (Save) = sauvegarder le document
  • Ctrl + F (Find) = rechercher un ou plusieurs mots dans le document
  • Ctrl + H = rechercher et remplacer (+ atteindre une page)
  • Ctrl + I (Italic) = appliquer de l’italique
  • Ctrl + G ou B (selon la version linguistique de l’application) = appliquer du gras (ou bold)
  • Ctrl + U (Underline) = appliquer du souligné
  • Ctrl + A (All) = sélectionner tout le contenu du document
  • Ctrl + Z (certains y voient la marque du zut) = annuler, soit défaire la dernière action. Si on continue de cliquer, on défait l’action antérieure et ainsi de suite
  • Ctrl + Y (yes ?) = refaire une action qu’on a défait. Cette fonction, comme la précédente, permet de remonter dans le temps
  • Ctrl + C (Copy) = copier du contenu (après sélection)
  • Ctrl + X (certains y voient des ciseaux) = couper du contenu
  • Ctrl + V = coller le contenu précédemment copié ou coupé

Barre d’outils Accès rapide

J’ajoute, pour compléter l’information, la Barre d’outils Accès rapide, qui me semble aussi peu pratique que le nom dont on l’a affublée. Elle se trouve tout en haut, à gauche de la barre de titre du document.

Il est possible de la personnaliser en cliquant sur la flèche située à sa droite.

Les boutons me paraissent trop petits et la barre, trop éloignée de l’action pour qu’elle soit véritablement utile. À vous de juger.


C’est Word que j’ai choisi pour exemple dans cet article. Maintenant, cette information est bien sûr applicable à tous les éléments formant la suite Microsoft Office.


Bon travail !

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